Il quadro normativo
Il Documento Informatico, la Fatturazione Elettronica B2B e verso la PA, la casella PEC e le Comunicazioni Telematiche obbligatorie verso la PA, la Conservazione Digitale obbligatoria dei documenti che nascono informatici e sono firmati digitalmente, gli Ordini Elettronici della PA, impongono la Gestione Elettronica dei Documenti come strumento indispensabile per la gestione dei processi aziendali. Il quadro normativo è ormai chiaro e le imprese possono ottemperare agli obblighi di legge abbandonando definitivamente la carta e contemporaneamente acquisendo maggiore produttività ed efficienza nei processi lavorativi. Il panorama delle leggi e regole tecniche può essere così suddiviso: la PEC e le Comunicazioni Telematiche la validità giuridica del Documento Informatico la Conservazione Digitale dei documenti contabili, fiscali e del lavoro Le direttive europee su fatturazione e appalti pubblici - la Fatturazione Elettronica tra Imprese e verso la PA - il NSO e gli ordini di acquisto della PA Riportiamo l’elenco delle principali fonti normative e delle relative note esplicative che sono alla base delle soluzioni applicative realizzate da ININV per consentire alle Imprese e alla PA di ottemperare agli obblighi di legge cogliendo anche le enormi opportunità di efficienza lavorativa che ne derivano
NORMATIVA
La Conservazione Digitale dei documenti contabili, fiscali e del lavoro.
L’obbligo Civilistico è sancito dal Codice Civile all’art. 2220 e prevede la conservazione per dieci anni delle scritture contabili obbligatorie, degli originali delle fatture e della corrispondenza ricevuta, nonché delle copie delle fatture e della corrispondenza spedita. La legge n. 489 del 08/08/94 (la cosiddetta “Tremonti 1”) all’art. 7 bis comma 4, modifica l’art. 2220 del Codice Civile aggiungendo un terzo comma che consente l’uso di “supporti di immagini” per la conservazione dei documenti. Dal 1/1/2006, per i documenti nati informatici, le norme di riferimento sono quelle contenute nel Decreto Legislativo n. 82 del 7/3/2005 “Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)”.
NORMATIVA
I testi ufficiali.
- Decreto legislativo n. 82 del 7/03/2005 (Aggiornato al 30/08/2021) – Codice dell’Amministrazione Digitale
- Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 22/02/2013 – Regole tecniche di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali. Emanate in riferimento al CAD
- Linee Guida sulla formazione gestione e conservazione dei documenti informatici –Agid 09/09/2020 con modifiche del 18/05/2021
- Regolamento (UE) eIDAS n. 910/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23/07/2014 – in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE
- Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 21/03/2013 – Individuazione Documenti Analogici Originali Unici .
NORMATIVA
La PEC e le Comunicazioni Telematiche.
Gli art. 2220 e 2214 del Codice Civile e l’art. 22 del Dpr 600/1973 sull’accertamento dei redditi impongono alle aziende di conservare “ordinatamente per ciascun affare” per almeno 10 anni la corrispondenza ufficiale inviata e ricevuta (e quindi la PEC), al pari dei documenti contabili. L’art. 48 del Dlgs 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) stabilisce che la PEC ha la stessa “efficacia probatoria” di una raccomandata con avviso di ricevimento. Il messaggio si considera consegnato al destinatario quando è accessibile nella sua casella di posta certificata.
NORMATIVA
La validità giuridica del Documento Informatico.
La prima norma che disciplina l’argomento è la legge n. 59 del 15/03/97, conosciuta come “Bassanini 1”, che all’ art. 15 comma 2 introduce per la prima volta il Documento Informatico e la validità a tutti gli effetti di legge della sua formazione, archiviazione, esibizione e trasmissione telematica. Il D.P.R. n. 513 del 10/11/97 fornisce il Regolamento di attuazione della “Bassanini 1”, introducendo la Firma Digitale per garantire l’integrità, la provenienza ed il non ripudio dei documenti informatici. E’ inoltre istituito l’Albo delle Autorità di Certificazione. Il D.P.C.M. del 8/02/99, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 15/04/99, contiene le Regole Tecniche che rendono attuativo il Regolamento contenuto nella legge 513/97.